Anexo de Tratamiento de Datos Personales

Este Anexo (el "Anexo") regula el tratamiento de datos personales que Groovsy realiza por cuenta de sus Clientes en la ejecución de los servicios contratados. Forma parte integral de los Términos y Condiciones y de toda Propuesta Comercial aceptada, y prevalece sobre ellos en lo relativo a protección de datos.

Se expide conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (contrato de transmisión de datos personales) de Colombia.

Fecha de entrada en vigencia: 28 de julio de 2026.

1. Partes y roles

• Responsable del Tratamiento: el Cliente que contrata los servicios. Es quien decide las finalidades y los medios del tratamiento, quien obtiene las autorizaciones de los titulares y quien responde frente a ellos y ante las autoridades.
• Encargado del Tratamiento: Jhonny Javier Hernández Hernández, bajo la marca Groovsy, identificado en la Política de Privacidad. Trata los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del Cliente.

Este Anexo no aplica a los datos de los visitantes, prospectos y clientes propios de Groovsy, respecto de los cuales Groovsy actúa como Responsable y rige su Política de Privacidad.

2. Objeto, naturaleza y finalidad del tratamiento

Groovsy accede a datos personales de los clientes finales del Cliente con la única finalidad de implementar, configurar, operar y optimizar los sistemas contratados. Las actividades autorizadas son:

• Configurar y mantener flujos de captación (formularios, landing pages, embudos) y su integración con el CRM del Cliente.
• Implementar y ajustar agentes conversacionales de IA que atienden a los clientes finales en los canales del Cliente.
• Configurar la medición publicitaria y la sincronización de conversiones con las plataformas de anuncios contratadas por el Cliente.
• Diagnosticar incidencias, revisar registros y depurar errores en los sistemas implementados.
• Elaborar informes de desempeño, preferentemente sobre datos agregados o seudonimizados.

Groovsy no utilizará los datos para fines propios, no los cederá ni comercializará, y no los empleará para prospectar por su cuenta a los clientes finales del Cliente.

3. Categorías de datos y de titulares

• Titulares: clientes actuales y potenciales del Cliente, suscriptores y personas que interactúan con sus canales digitales.
• Datos: identificación y contacto (nombre, teléfono, correo, ciudad, país), contenido de conversaciones, respuestas a formularios, datos comerciales (interés, presupuesto, producto consultado), identificadores técnicos y de campaña.
• Datos sensibles: el tratamiento de datos sensibles o de menores no está incluido en el alcance ordinario. Si la actividad del Cliente lo exige (por ejemplo, en salud), deberá pactarse expresamente por escrito, con medidas adicionales y autorización reforzada de los titulares.

4. Duración

Este Anexo rige durante toda la vigencia de la relación contractual y hasta que se complete la devolución o supresión de los datos conforme a la cláusula 9.

5. Obligaciones de Groovsy como Encargado

• Tratar los datos exclusivamente conforme a las instrucciones documentadas del Cliente, incluidas las relativas a transferencias internacionales, e informarle si considera que una instrucción infringe la normativa aplicable.
• Acatar la política de tratamiento de información del Cliente y guardar reserva sobre los datos, obligación que subsiste aun después de terminada la relación.
• Garantizar que las personas autorizadas para tratar los datos se han comprometido a la confidencialidad y acceden solo a lo estrictamente necesario.
• Aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas (Art. 32 RGPD): cifrado en tránsito, control de accesos individualizado, principio de mínimo privilegio, registro de actividades, copias de seguridad y revocación de credenciales al finalizar el encargo.
• Asistir al Cliente en la atención de consultas, reclamos y solicitudes de los titulares (acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria), así como en la realización de evaluaciones de impacto y consultas previas, cuando proceda.
• Notificar sin dilación indebida y, a más tardar dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a su conocimiento, cualquier violación de seguridad que afecte los datos tratados por cuenta del Cliente, con la información disponible para que este cumpla sus deberes de reporte ante la autoridad competente y ante los titulares.
• Informar al Cliente cuando reciba una solicitud directa de un titular o un requerimiento de autoridad relacionado con sus datos, absteniéndose de responder por su cuenta salvo obligación legal.
• Poner a disposición del Cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este Anexo y permitir auditorías razonables, previamente acordadas, con preaviso de quince (15) días hábiles, sin comprometer la confidencialidad de otros clientes.
• Abstenerse de circular o transferir los datos a terceros distintos de los subencargados autorizados en la cláusula 6.

6. Subencargados

El Cliente autoriza de forma general a Groovsy a apoyarse en los proveedores de infraestructura y servicios que ejecutan materialmente el sistema. Los principales son:

Cuando el sistema se construya sobre cuentas contratadas directamente por el Cliente (CRM, plataforma de anuncios, WhatsApp Business API, calendario), dichos proveedores actúan como encargados del propio Cliente, no de Groovsy.

Groovsy informará al Cliente de cualquier incorporación o sustitución de subencargados con una antelación de treinta (30) días, plazo durante el cual el Cliente podrá oponerse por motivos razonables y fundados. Si la oposición impide técnicamente prestar el servicio, cualquiera de las partes podrá terminar el contrato sin penalización.

7. Transferencias internacionales

La ejecución del servicio implica transferir datos a proveedores ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea. El Cliente, como Responsable, declara contar con la autorización expresa e inequívoca de los titulares exigida por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, o con otra base legal habilitante. Para datos sujetos al RGPD, las transferencias se realizan al amparo de las Cláusulas Contractuales Tipo y, cuando aplica, del EU-U.S. Data Privacy Framework.

8. Obligaciones y declaraciones del Cliente

• Declara ser el Responsable de los datos que entrega o a los que da acceso, y haberlos obtenido de forma lícita, leal y transparente.
• Garantiza contar con la autorización válida de cada titular para las finalidades del tratamiento, incluidas la comunicación comercial por WhatsApp, correo o teléfono y la transferencia internacional descrita en la cláusula 7.
• Se obliga a mantener y poder acreditar la prueba de la autorización (Art. 8° Decreto 1377 de 2013).
• Tiene publicada y vigente su propia política de tratamiento de datos y atiende directamente las consultas y reclamos de sus titulares.
• Se obliga a no entregar a Groovsy datos sensibles, de menores o de categorías especiales sin acuerdo escrito previo.
• Impartirá instrucciones lícitas y responderá frente a los titulares y las autoridades por el cumplimiento de sus deberes como Responsable.

9. Devolución y supresión

Terminada la relación contractual, y a elección del Cliente manifestada dentro de los treinta (30) días siguientes, Groovsy devolverá los datos en un formato estructurado de uso común o los suprimirá, junto con las copias existentes, salvo que la ley exija conservarlos. Transcurrido ese plazo sin instrucción del Cliente, se procederá a la supresión. Los accesos y credenciales se revocarán de inmediato.

Los registros mínimos de facturación y de auditoría técnica que Groovsy deba conservar por obligación legal se mantendrán bloqueados, sin uso, hasta el cumplimiento del plazo legal.

10. Responsabilidad

Cada parte responde por el incumplimiento de sus propias obligaciones. El Cliente mantendrá indemne a Groovsy frente a reclamaciones de titulares o sanciones de autoridades que tengan origen en la falta de autorización, en la ilicitud de los datos suministrados o en instrucciones contrarias a la normativa. La limitación de responsabilidad de la cláusula 17 de los Términos y Condiciones aplica a este Anexo en la medida en que la ley imperativa lo permita.

11. Contacto

Para cualquier asunto relacionado con este Anexo: contacto@groovsyai.com · WhatsApp +57 314 507 9519.