Política de Privacidad

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (la "Política") describe cómo Groovsy recolecta, usa, almacena, comparte, transfiere y suprime los datos personales de quienes visitan groovsyai.com, diligencian sus formularios, escriben por WhatsApp, descargan sus guías o contratan sus servicios.

Se expide en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia; del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPD-GDD) para titulares en la Unión Europea; y de la Ley 34/2002 (LSSI-CE) en materia de comunicaciones comerciales electrónicas.

Fecha de entrada en vigencia: 28 de julio de 2026.

1. Responsable del Tratamiento

Responsable: Jhonny Javier Hernández Hernández, persona natural comerciante que opera bajo la marca Groovsy.
NIT: 1.015.464.607-7
Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia
Dirección de notificaciones: Cra. 36 #33-26, El Poblado
Correo electrónico: contacto@groovsyai.com
Teléfono / WhatsApp: +57 314 507 9519

Área responsable de peticiones, consultas y reclamos: la atención de los derechos de habeas data está a cargo del titular de la marca, a través del correo contacto@groovsyai.com. Los titulares residentes en la Unión Europea deben indicar "RGPD — Ejercicio de derechos" en el asunto.

2. Naturaleza de nuestra actividad y doble rol frente a los datos

Groovsy no es un proveedor de software como servicio (SaaS), no licencia plataformas propias y no comercializa productos tecnológicos de su titularidad. Es una agencia de servicios profesionales de implementación, configuración, integración, consultoría y optimización sobre tecnologías de terceros.

De ahí que frente a los datos personales actúe en dos roles distintos:

• Como Responsable del Tratamiento respecto de los datos de sus propios visitantes, suscriptores, prospectos y clientes. Es el caso que regula esta Política.
• Como Encargado del Tratamiento respecto de los datos de los clientes finales de sus Clientes, a los que accede únicamente para ejecutar el servicio contratado y siempre bajo las instrucciones documentadas del Cliente, que conserva la condición de Responsable. Esa relación se rige por el Anexo de Tratamiento de Datos Personales, no por esta Política.

Las cuentas, plataformas, dominios, CRMs, credenciales y cuentas publicitarias utilizadas en los proyectos son contratadas a nombre del Cliente y son de su propiedad exclusiva. Los datos que dichas plataformas traten por su cuenta se rigen por las políticas de privacidad de cada proveedor.

3. Datos personales que recolectamos

• Datos de identificación y contacto: nombre y apellido, correo electrónico, número de teléfono o WhatsApp, país y ciudad, idioma.
• Datos comerciales y profesionales: nombre de la empresa, sector o industria, cargo, tamaño del equipo, presupuesto estimado, servicio de interés y respuestas a los cuestionarios de diagnóstico.
• Datos de facturación: tipo y número de documento, razón social, NIT o identificación tributaria y dirección, únicamente cuando existe una contratación.
• Datos técnicos y de navegación: dirección IP, agente de usuario, dispositivo y sistema operativo, páginas visitadas, tiempo de permanencia, origen del tráfico y parámetros de campaña (UTM), identificadores de cookies y de publicidad (_fbp, _fbc, identificador interno anónimo).
• Datos de conversación: el contenido de los mensajes que nos envías por WhatsApp, formularios, correo electrónico o redes sociales, incluidas las conversaciones atendidas por nuestros agentes de inteligencia artificial.

No solicitamos ni tratamos datos sensibles (origen racial o étnico, convicciones religiosas o filosóficas, opiniones políticas, afiliación sindical, datos de salud, genéticos, biométricos o de orientación sexual). Tampoco recolectamos datos de menores de edad. Si nos envías esa información de forma espontánea, la suprimiremos. De conformidad con el artículo 6° del Decreto 1377 de 2013, ninguna actividad de Groovsy se condiciona a que entregues datos sensibles.

4. Finalidades y base legal del Tratamiento

• Atender solicitudes, cotizaciones y consultas que nos formulas por formulario, WhatsApp o correo. Base: ejecución de medidas precontractuales a petición del titular (Art. 6.1.b RGPD) y autorización del titular (Art. 9 Ley 1581 de 2012).
• Contactarte comercialmente por WhatsApp, teléfono, correo o videollamada para presentar diagnósticos, propuestas y hacer seguimiento. Base: autorización del titular otorgada al diligenciar el formulario.
• Prestar y administrar los servicios contratados, facturar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales. Base: ejecución del contrato (Art. 6.1.b RGPD) y obligación legal (Art. 6.1.c RGPD).
• Entregar guías, materiales formativos y contenido educativo solicitados voluntariamente, y enviarte comunicaciones comerciales sobre servicios propios similares. Base: autorización del titular y Art. 21.2 LSSI-CE. Puedes darte de baja en cualquier momento.
• Medir y optimizar nuestra publicidad digital — atribuir conversiones, calcular el costo por resultado, construir públicos personalizados y similares en Meta y Google, y evitar mostrar anuncios a quien ya es cliente. Base: autorización mediante el modelo de aviso y exclusión descrito en la Política de Cookies, e interés legítimo en medir la eficacia de nuestra propia publicidad (Art. 6.1.f RGPD).
• Garantizar la seguridad del sitio, prevenir fraude, spam y abuso automatizado, y conservar registros de auditoría. Base: interés legítimo (Art. 6.1.f RGPD).

No vendemos datos personales. No los cedemos a terceros para que los usen con fines propios, ni los intercambiamos, alquilamos o comercializamos con listas de marketing.

5. Publicidad, cookies y datos compartidos con Meta y Google

Groovsy anuncia sus servicios en Facebook, Instagram y Google. Para saber qué anuncios generan resultados utilizamos el Meta Pixel, la API de Conversiones de Meta (CAPI) y Google Analytics 4. Este apartado constituye el aviso claro y destacado exigido por las Condiciones de las Herramientas Empresariales de Meta.

• Qué se comparte: eventos de navegación (visita de página, visualización de contenido, envío de formulario, clic a WhatsApp) junto con identificadores técnicos y, cuando has entregado tus datos en un formulario, tu correo, teléfono, nombre y país siempre cifrados de forma irreversible con hash SHA-256 antes de salir de nuestro servidor. Meta no recibe esos datos en texto plano.
• Para qué: exclusivamente para atribuir y medir nuestras propias campañas y para segmentar audiencias publicitarias. No se usan para tomar decisiones sobre ti con efectos jurídicos.
• Qué NO se comparte: datos de menores, datos de salud o financieros, datos sensibles, números de tarjetas ni contraseñas. Está prohibido por las condiciones de Meta y por nuestra propia configuración.
• Roles: respecto de estos datos Groovsy actúa como Responsable y Meta actúa como proveedor de servicios de medición y emparejamiento, en los términos de sus Condiciones de Tratamiento de Datos.

Puedes desactivar estas cookies cuando quieras desde el enlace "Preferencias de cookies" del pie de página. El detalle completo está en la Política de Cookies.

6. Decisiones automatizadas e inteligencia artificial

Algunas de nuestras conversaciones por WhatsApp e Instagram son atendidas por agentes de inteligencia artificial que responden preguntas frecuentes, clasifican el interés comercial y agendan reuniones. También usamos reglas automáticas para priorizar prospectos.

• Estas automatizaciones no producen efectos jurídicos sobre ti ni te afectan significativamente de modo similar, en el sentido del Art. 22 del RGPD: solo ordenan la atención comercial.
• Toda decisión relevante —propuestas, precios, contratación— es revisada y tomada por una persona.
• Puedes solicitar en cualquier momento ser atendido por una persona escribiendo "quiero hablar con un asesor", o al correo contacto@groovsyai.com.
• El contenido de las conversaciones se procesa a través de proveedores de modelos de lenguaje mediante API. Esos datos no se utilizan para entrenar modelos de terceros.

7. Encargados y terceros con acceso a los datos

Compartimos datos personales únicamente con proveedores que los tratan por cuenta nuestra, bajo contrato y con la obligación de aplicar medidas de seguridad equivalentes:

Además, podremos revelar datos personales cuando exista una orden judicial, requerimiento de autoridad competente u obligación legal que nos obligue a hacerlo. En ese caso lo comunicaremos al titular salvo que la ley lo prohíba.

8. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos de nuestros proveedores están ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea. Conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, dichas transferencias se amparan en la autorización expresa e inequívoca del titular —que otorgas al aceptar esta Política al enviar un formulario— y en que resultan necesarias para la ejecución del contrato o de las medidas precontractuales solicitadas.

Para titulares de la Unión Europea, las transferencias a terceros países se realizan al amparo de las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea (Art. 46.2 RGPD) y, cuando aplica, de la adhesión del proveedor al EU-U.S. Data Privacy Framework.

9. Conservación de los datos y vigencia de las bases de datos

Conservamos los datos personales solo durante el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad que justificó su recolección:

• Prospectos que no contrataron: hasta veinticuatro (24) meses desde el último contacto efectivo, salvo que revoques antes tu autorización.
• Clientes: durante la relación contractual y, terminada esta, por el término de prescripción de las acciones legales, contables y tributarias aplicables.
• Datos de facturación: por el plazo exigido por la normativa tributaria colombiana.
• Registros de auditoría y seguridad: hasta doce (12) meses.

Las bases de datos permanecerán vigentes mientras subsista la finalidad que justificó su recolección y, en todo caso, por el término de prescripción de las obligaciones legales, contables y fiscales aplicables (diez (10) años desde el último contacto o desde la terminación de la relación contractual, lo que ocurra después).

10. Derechos del titular

Como titular de los datos personales tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos frente a Groovsy, especialmente los parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, o cuando ya no exista un deber legal o contractual que justifique conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia por infracciones a la Ley 1581 de 2012, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Groovsy.

Si resides en la Unión Europea, además te asisten los derechos de acceso, rectificación, supresión ("derecho al olvido"), limitación del tratamiento, portabilidad y oposición, el derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento sin que ello afecte la licitud del tratamiento previo, y el derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es) o ante la autoridad de control de tu país.

11. Procedimiento para ejercer tus derechos

Escríbenos a contacto@groovsyai.com desde el correo con el que nos contactaste, o al WhatsApp +57 314 507 9519, indicando: (i) tu nombre completo y datos de contacto; (ii) la descripción concreta de tu solicitud; y (iii) los documentos que quieras hacer valer. El trámite es gratuito.

Consultas

Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde el recibo de la solicitud. Cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo (Art. 14 Ley 1581 de 2012).

Reclamos

Se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, te requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsanes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta tuya, se entenderá desistido. Cuando no sea posible atender el reclamo en el plazo, te informaremos los motivos y la nueva fecha, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (Art. 15 Ley 1581 de 2012).

Para titulares en la Unión Europea, el plazo máximo de respuesta es de un (1) mes, prorrogable por dos meses adicionales en casos de especial complejidad (Art. 12 RGPD).

12. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos: cifrado en tránsito mediante TLS/HTTPS, cifrado de los datos de contacto con hash SHA-256 antes de enviarlos a plataformas publicitarias, control de acceso por credenciales individuales, limitación de accesos al personal estrictamente necesario, límites de tasa y filtros anti-abuso en los formularios, y copias de seguridad periódicas.

Ningún sistema es completamente infalible. Si se produjera una violación de seguridad que suponga un riesgo para tus derechos, te lo notificaremos y lo comunicaremos a la autoridad de control competente en los plazos legales (72 horas conforme al Art. 33 del RGPD).

13. Menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos exclusivamente a empresas y a mayores de dieciocho (18) años. No recolectamos conscientemente datos de menores. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin autorización de su representante legal, los suprimiremos de inmediato.

14. Enlaces a sitios de terceros

El sitio puede contener enlaces a plataformas de terceros (Meta, Google, Cal.com, Notion, entre otros). Groovsy no controla ni responde por las prácticas de privacidad de dichos sitios; te recomendamos revisar sus políticas antes de entregarles información.

15. Cambios en esta Política

Podemos modificar esta Política para adaptarla a cambios normativos, operativos o tecnológicos. La versión vigente estará siempre publicada en esta página con su fecha de actualización. Cuando el cambio sea sustancial y afecte la identificación del Responsable o la finalidad del Tratamiento, te lo comunicaremos antes de su implementación y, cuando la ley lo exija, solicitaremos una nueva autorización (Art. 5° Decreto 1377 de 2013).

16. Contacto

Jhonny Javier Hernández Hernández — Groovsy
Cra. 36 #33-26, El Poblado · Medellín, Antioquia, Colombia
contacto@groovsyai.com · +57 314 507 9519

Documentos relacionados: Términos y Condiciones, Política de Cookies y Anexo de Tratamiento de Datos Personales.